【導入編】テレワークに備えよう

circle_photo_1皆さん初めまして。ビッグローブ株式会社で法人事業を担当している飯村です。

今回は「今!皆さんに届けたいテレワークシリーズ第二弾」ということで、この記事ではテレワーク導入を検討している皆さまに役立つ導入までの道のりをご紹介します。

自社に必要な環境を認識しよう

不満顔の女性

「テレワークを導入したいけど、どんな環境を用意していいかわからない」とお悩みの方も多いのではないでしょうか。
テレワークの導入時に最も大切なのは、自社の従業員が在宅で勤務を行うにあたって”どんな環境が必要か”を見極めることです。

【見極めるべきポイント】

・モバイル端末があれば業務が可能か
・社内ネットワークに接続しないと行えない業務があるか
・自社端末とリモート接続するための通信環境が従業員の家にあるか
・セキュリティ面のリスクはないか
・Web会議のツールも導入が必要か

テレワークに必要な環境は、ビジネスモデルや職種により様々なので
まずは皆さんの会社の場合に何が必要かを考えてみましょう。

テレワーク環境を準備しよう

さて、自社に必要な環境はイメージできたけれど何から準備すればいいかわからないという方もいるのではないでしょうか。

それではこれからケースごとに必要なものを確認してゆきましょう。

モバイル端末を利用する

職種や業種によっては、PCが無くてもタブレットやスマートフォンの利用でテレワークを実施できるという方はこのケース。Microsoftオフィスなどのソフトウェアとタブレットやスマートフォンの活用でテレワーク環境を構築できます。書類の印刷時には、コンビニのプリンターサービスが便利です。

【対象】
・PCが無くてもタブレットやスマートフォンとSaaSの利用で業務が可能な方
・営業担当などの移動が多い職種の方

【準備するもの】
・モバイル回線

モバイル端末を導入する際に必ず必要なのが回線です。格安SIMやキャリアの中で自社にあった回線を選びましょう。

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・モバイル端末(タブレット、スマホ

モバイル回線だけ用意しても、端末を用意しないと通信は出来ません。このことを忘れ、どちらか一つで事足りると思わないように要注意です。

・クラウドサービス(GmailやZoomなど)

メールサービスのGmailやWeb会議ツールのZoomやSkypeなどを代表とするインターネットを通して利用するサービスのことです。自社に必要なサービスを選択しご利用ください。

・業務ソフトウェア(Office 365など)

WordやExcel、Powerpointなど会社で使い慣れたOAソフトを導入することで業務の効率が向上します。

・ウイルス対策や端末管理(マカフィーMDM

コロナウイルスの対策支援として、2020年5月末日までMDM「Optimal Biz」の無償提供を実施します。テレワークにともなうセキュリティリスクの低減にぜひご活用ください。詳しくはこちら

・ファイル共有環境(BIGLOBEクラウドストレージ
・コンビニプリンタ―サービス(セブンイレブンローソンファミリーマート

家のPCから社内のPCに接続する【ケース2】

家のPCから会社のPCへリモート接続して業務を行う場合はこちら。
このケースはリモートデスクトップのソフトウェアやVPNサービスの導入が必須となります。

リモート接続であれば、端末にデータが残らない為セキュリティのリスクも軽減することができます。

【対象】
・会社のネットワーク環境に接続する方
・端末紛失のリスクに対策したい企業

【準備するもの】
・リモートデスクトップソフト(Splashtop Business

モバイル端末(スマホ、タブレット)から自社のPCにリモート接続するためのソフトです。

・ウイルス対策や端末管理(マカフィーMDM) 

コロナウイルスの対策支援として、2020年5月末日までMDM「Optimal Biz」の無償提供を実施します。テレワークにともなうセキュリティリスクの低減にぜひご活用ください。詳しくはこちら

・クラウドメール(BIGLOBEクラウドメール、Gmail)
・ファイル共有環境(BIGLOBEクラウドストレージ

無料サービスでは不安という方に安心・安全の法人向けクラウドストレージをご用意しております。詳しくはBIGLOBEクラウドストレージ公式ページへ。

・VPNサービス(クラウドVPN

フリーWi-fiや公共のネットワークでは情報の改ざんや盗み見などのリスクがあります。ネットワーク上に仮想の専用線を設けることで重要な情報のやり取りを安全に行うことができるのがVPNサービスです。

会社ノートPCを持ち帰る【ケース3】

セキュリティリスクが非常に高いのがこちらのケース。このケースでは、ビジネスの情報が保存された会社のノートPCを持ち帰る為、紛失時のリスクなどが高まります。

会社でご利用のPCがノートPCであることが前提ですが、PCの用意が間に合わない企業さまや環境構築までの一時的な代替案として多く見られるケースです。

【対象】
・会社利用のPCでの業務が必須の方
・持ち帰り用PCがない企業

【準備するもの】
・VPNサービス(クラウドVPN
モバイルルータ―(または固定回線によるインターネット環境
・ウイルス対策や端末管理(マカフィーMDM) 
・ファイル共有環境(BIGLOBEクラウドストレージ

テレワーク導入の3つのポイント

これまでにどんな環境を用意すればテレワークを導入できるのかについて説明してきました。しかし、テレワークの導入にあたりゼッタイに対策したい3つのポイントがあるのをご存知ですか。

【絶対に対策したい3つのポイント】
・テレワーク端末のセキュリティ対策
・コミュニケーションロスを防ごう
・勤怠管理、労働実態を把握しよう

これらのテレワーク導入時に忘れがちな【絶対に対策したい3つのポイント】とその対策をご紹介します。

テレワーク端末のセキュリティ対策

テレワーク環境の構築に気がとられてしまい、いまいち意識が向かないのが「セキュリティ対策」です。

実はテレワークを実施するには、リモート環境に対するセキュリティ対策も必要です。テレワークには社内環境の場合とは異なる、

・リモート端末(スマホ、タブレット、ラップトップPC)の紛失
・危険なネットワーク通信の利用
・私物端末利用の情報漏洩
・画面ののぞき見による情報漏洩

といったリスクが生じるため、企業としてはしっかりと対策しなければなりません。これらのリスクの解決策としては、

・リモート端末(スマホやタブレット、ラップトップPC)の紛失

⇒端末の監視を行う。MDMを導入することで遠隔でモバイル端末をロックしたり、データの削除ができます。

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・危険なネットワーク通信の利用

VPN社用モバイルルータの利用により安心・安全な通信環境

・私物端末利用の情報漏洩

⇒業務PC端末の配布やリモート接続により端末に情報を残さない

・画面ののぞき見による情報漏洩

テレワークガイドライン・自社ルールを設置する。カフェでの業務の禁止やビデオ通話での映り込み注意などのルールを決める。

といった対策が必要です。いかに業務を効率化してもセキュリティが安全でなくてはいけません。弊社ではそんな皆様のためのセキュリティ商品もご用意しておりますので是非ご利用ください。

コミュニケーションロスを防ごう

皆さんがテレワークにおいて一番心配な事はなんでしょう。テレワークの導入を検討している多くの方が心配していることが「コミュニケーションロス」です。

今まではチームメンバーと隣り合わせの席で行っていた業務を、明日から突然各々自宅で行うとなると確かに不安になりますよね?

今までは横を向いてサッと聞けた質問をいちいちメールで質問するとなると面倒くさくなってしまう方も多いでしょう。
コミュニケーションロスの原因としては、

・文章が長すぎる(短すぎる)
・認識のすれ違い
・報 連 相の不足

と言ったことが挙げられます。

これらの課題にはコミュニケーションツールの導入や「業務におけるゴールと進捗を常に確認し合う」ために社内ルールを制定することも効果的です。

簡潔に要点を述べた文章でより良いコミュニケーションを取りましょう。

【コミュニケーションツールの例]】
Slack(スラック)
Chatwork(チャットワーク)
LINE WORKS (ラインワークス)

勤怠管理、労働実態を把握しよう

管理職の皆さんが気になるのは「どのようにチームメンバーの勤怠管理や労働実態を把握するか」ではないでしょうか。

オフィスへの出社ではない分、出退社時間が明確でなく在席中か離席中かを一目で判断することもできません。

こんな時は 勤怠管理ツール を導入しましょう。

離れて働く従業員の勤務管理と仕事の生産性の低下も防ぐことができます。

【勤怠管理ツールの例】
マネーフォワード クラウド勤怠
ジョブカン勤怠管理
jinjer勤怠

その他に、チーム内で1週間のタスクと成果の共有会議を設けたりといった社内ルールを作成して業務を管理するといった方法もあります。

私の所属するグループではテレワークの導入と同時にルールが追加され、業務開始時には「業務開始します」終了時には「当日の業務の報告とお疲れ様の言葉」をチャットにて言い合うことをはじめました。

今まで不明確だった自分以外のチームメンバーの一日を可視化でき、お互いの業務をわかり合う機会となるためおすすめです。

チームメンバーがお互いにどんな業務を行っているのかについて興味を持ちながら、お互いを信頼・尊重しテレワークを行いましょう。

使わにゃ損!テレワーク導入には補助金を利用しよう

ビジネスイメージ―会計

これまでにテレワークを導入するためのステップと必要な対策についてお話ししてきました。

しかし、皆さんの会社でテレワークの導入に踏み切れない最大の理由はもしかしたら費用面にあるかもしれません。

確かにテレワークを導入する際の費用は安くはありません。

中小企業の中にはこれらの費用がとても高額で経営を圧迫すると考えている方もいるのではないでしょうか。

そんな皆さんに是非ご利用いただきたいのが、国や地方自治体が用意している補助金・助成金です。今回はその中から一部の補助金をご紹介します。

*詳細は関連機関詳細ページをご覧ください。

事業継続緊急対策(テレワーク)助成金

こちらの助成金は、東京都内の中堅/中小企業がテレワークを導入する際に必要な機器やソフトウェア等の経費を助成してくれます。
助成団体:公益財団法人 東京しごと財団
https://www.shigotozaidan.or.jp/koyo-kankyo/joseikin/kinkyutaisaku.html

また、令和2年度についてはまだ募集されていませんが、下記の補助金を始め様々な自治体が補助金を用意すると思われますので、お住まいの地域に合わせた補助金の動向もチェックしてみてください。
※今年度の募集の有無は未定です。各団体にお問い合わせください。

・時間外労働等改善助成金(テレワークコース):厚生労働省
・情報通信技術利活用事業費補助金(地域IoT実装推進事業):総務省

時代の節目であり、働き方が変わろうとしている今だからこそ利用できるものをうまく利用してテレワークを導入しましょう。

まとめ

ここまで長々と説明してきましたが、テレワーク導入のイメージは沸きましたでしょうか。

最後にお伝えしたポイントをまとめると下記の4つになります。

①業務の遂行に何が必要かを認識する。
②自社にあった「テレワークのスタイル」を選ぶ。
③「セキュリティ対策」「コミュニケーションロス」「勤務管理」に気を付ける。
④使える補助金はしっかり使う。

これらのポイントをしっかりと抑え、素早くテレワークを導入しましょう。
ビッグローブでは、皆さまのテレワーク導入時に役立つサービスをご用意いたしておりますのでお気軽にご連絡ください
  

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