【準備編】テレワークに備えよう!

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皆さま、日頃よりビッグローブをご愛顧いただきありがとうございます。

ビッグローブの秋田と申します。

 

 

本日は「テレワークに備えよう!」と題しまして、テレワークを行う際に必要なものや、そもそもテレワークとはなにか?をお伝えできればと考えております。私もここ数日間はテレワークを活用し自宅や外出先から打ち合わせに参加したり、資料作成を行ったりしています。

 

下の写真は実際に自宅から打ち合わせを行った際の様子をキャプチャしたものです。問題なく打ち合わせを進められるのは勿論、アジェンダに沿った進行を普段より意識します。

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2020年3月現在、新型コロナウイルス感染症の世界的流行によって、感染を防ぐための働き方改革が予想以上のスピードで進んでいます。

 

上述のように私自身もオンラインツールを活用した遠隔会議や、在宅勤務を中心とした働き方をしていることから、私の経験や知見をお伝えすることで、少しでもお役に立てればと思った次第です。

 

【こんな方に読んで頂きたい!】

 - お客様からWeb会議でお願いします。といわれるが用意がない

 - 感染症から社員を守る為、テレワーク導入を検討している

 - より女性の働きやすい職場を目指しテレワーク導入を進めたい

 - 自営業で、自宅勤務でも十分な環境を整えたい

※ もちろん、興味がある方、該当しない方もぜひご一読ください。

 

そもそもテレワークとは?

 

テレワークtelework)とは、「tele = 離れた所」と「work = 働く」をあわせた造語です。勤労形態の一種で、情報通信技術(Information and Communication Technology)を活用した遠隔業務を行うことで、時間や場所の制約を受けずに、柔軟に働く形態のことを指します。

 

またテレワークの他に、遠隔という意味でつかわれる「Remote= 遠隔」と「work = 働く」をあわせたリモートワーク(remoteworkという言葉もよく耳にするのではないでしょうか?

”リモートワーク”、”テレワーク”という言葉は混在して使用されるケースが多いですがそれぞれ以下のように区別されています。

 

「リモートワーク」では

離れた場所(オフィス以外)で業務を行う働き方。

「テレワーク」では、

場所を問わないフレキシブルな働き方。

 

とはいったものの、どちらかに統一しないといけないわけではないので

個人的には、あまり気にする必要はないかと思いますが。。

 

テレワーク導入企業と社会課題

 

近年、働き方改革が注目され、各企業が社員一人一人の残業時間の削減や福利厚生の充実などに力を入れだしています。

 

その一環としてフレキシブルに仕事ができる「テレワーク」が注目されるようになり、東京オリンピックの開催も相まって「テレワーク」という選択肢は日本企業に拡がりつつあります。

 

しかし、日本ではまだテレワークが浸透していないのが現状です。

 

総務省の平成30年通信利用動向調査によると、我が国の企業におけるテレワークの導入率は13.9%となっており、約10社に1社しかテレワークの環境整備を行っていないことがわかります。

 

それに対してアメリカでは平成26年の段階で85%の企業が導入済み、イギリスでは38.2%が導入済みとまだまだ諸外国と比較すると普及していないことが伺えます。

 

日本企業のテレワーク普及率(平成30年)

参考:総務省|平成30年版 情報通信白書|広がるテレワーク利用

 

そんな中、日本は予期せぬ状況に陥ります。

 

そう、いま全世界で猛威を振るっている「新型コロナウイルス感染症(COVID-19)」です。地域によっては緊急事態宣言や全国の学校の一斉休校、相次ぐイベントの停止など、その影響は海を越えて全世界の人々の生活に多大な影響を与えています。

 

なによりも命は大切です。

しかし、経済活動を止めるということは、結果的に大勢のヒトが苦しい思いをすることに繋がってしまいます。

 

命を守りつつ、経済活動をやめない術こそが「テレワーク」であり、いま企業に求められる働き方です。

 

Web会議は失礼?決してそんなことはない!

 

繰り返しにはなりますが、新型コロナウイルス感染対策の観点から私も多くの取引先との打ち合わせを、Webで行っておりますが、幸い今のところ目立った課題もなく業務に取り組めております。

 

”顔合わせでないと失礼だ”と思われる方もいらっしゃるかと思います。

確かに謝罪や緊急の対応など、Web会議ではなく訪問が必要なケースもありますが、今の状況では、うつされない為にも、うつさない為にも”テレワークの環境を整えること”こそが企業のマナーではないでしょうか?

 

テレワークに必要な準備

 

 

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次にテレワークを導入するにあたり必要なアイテムをご紹介させていただきます。

  • ノートパソコン/タブレット端末
  • 通信環境(Wi-Fi/LTE/光回線)
  • スマートフォン(電話対応用)
  • VPN(Virtual Private Network)

 

上記4点は、テレワーク環境構築に必須なアイテムです。

他にもプリンターや、Webカメラがあればなお充実した環境でのテレワークが可能です。

 

その他にも「Web会議ツール」の準備も必要です。

 

とはいえ「Web会議を使ったことがない。」という方も多くいらっしゃるかと存じますので、今回は実際にWeb会議を日々行っている私のおすすめをご紹介させていただきます。

 

おすすめのWeb会議サービス4選!

 

1.Skype

Skype

https://www.skype.com/ja/

Skypeはインスタントメッセージや音声通話、ビデオ通話を無料で利用することのできるWebサービスです。ビジネス利用、プライベート利用含めて世界中のたくさんの世代に利用されています。音声通話、インスタントメッセージ、グループビデオ通話、画面共有といった一通りの機能と、ビジネス版では大人数の同時接続やホワイトボードにも対応しています。

 

Microsoft Officeユーザーには各ツールとの連携がしやすくおすすめです。

 

2.ZOOM

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https://zoom.us/jp-jp/meetings.html

ZOOMはZoom Video Communications社初の全世界で75万人以上の方に利用されているWebサービスです。ビジネスに特化したサービス内容になっており、高品質の音声通話、画面共有機能はもちろん、オンラインセミナーや研修など、幅広いビジネスシーンで利用可能です。

3.GoogleハングアウトMeet

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https://gsuite.google.co.jp/intl/ja/products/meet/

GoogleハングアウトMeetはGoogle社のWebサービスで、幅広い端末対応と画面共有機能、チャット機能も備えたシンプルさが特徴です。非常に操作性が洗練されていて使いやすく、Googleカレンダーとの連携もしています。Gsuiteを使っている企業には一番おすすめしたいサービスです。(因みに筆者もよく利用しています)

4.Chatwork

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http://www.chatwork.com/ja/

ChatworkはChatwork社が提供するコミュニケーションツールで主にはチャット形式で社内の人とのやり取りを行うツールになります。

メインはチャットですが、「音声通話」「ビデオ通話」「画面共有」機能も有しており、文字だけでも顔合わせでもコミュニケーションがとれるツールとなっております。既にChatworkを導入されている企業におすすめです。

 

個人的な各サービスのレビュー

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※ GoogleハングアウトMeet、Chatworkは別途導入が必要なので、その点で三角とさせていただきました。

 

それを除けば非常に使いやすく始めるのも容易な為、Gsuite、Chatworkを導入中の企業は是非参考にしてみてください!

 

まとめ:テレワーク推奨派として皆様にお伝えしたいこと

 

いかがでしたでしょうか?

 

実際にWeb会議をうまく活用することができれば移動時間の削減に繋がり、時間、コストの大幅な改善をすることが可能です。

 

緊急時の対策としてではなく、長時間労働が多い日本だからこそ、より効率的な働き方をするために、テレワークの導入を推進すべきであると私は思います。

 

ただ、メリットばかりではなく

・自宅では家族がいて仕事に集中しにくい

・自主性で仕事をするのが苦手でテレワークは向かない

などの課題は、まだまだあります。

 

企業として今回のような不測の事態にも経済活動を止めないようしっかりと課題と向き合い対策することが大切です。

 

今回はあくまで「準備編」ということでツールのご紹介をさせていただきましたが、次回は実際に導入する際に必要な運用の部分を中心にご案内させていただきます。

 

最後になりますが、猛威を振るい全世界の人々を苦しめている新型コロナウイルスの被害が、一刻も早く収束し、平穏な日常が戻ってくることを切に願っております。

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